A gestão de empresas costuma utilizar diversas metodologias, sempre com o intuito de que as atividades em todos os setores possam ser melhoradas e se tenha mais organização. É imprescindível, por exemplo, que os colaboradores tenham a mesma consciência com relação aos projetos que estão acontecendo e, ao mesmo tempo, tudo o que se desenvolve necessita ter um propósito.

 

Uma das metodologias para que as atividades administrativas sejam gerenciadas é chamada de 5W2H. Esse método é indicado para os planejamentos e significa 5 What e 2 How: são as perguntas, em Inglês, que as pessoas precisarão fazer a respeito do que será implementado. Trata-se de uma lista com perguntas e é preciso que se tenha uma resposta para cada: é isso que estabelecerá que aquele projeto é mesmo necessário e também que ele foi satisfatoriamente realizado.

 

Qual é o significado desse método?

 

As perguntas que fazem parte desse método são WHAT (que projeto será realizado?); WHY (por que se fará esse projeto específico?); WHERE (onde será implementado esse projeto?); WHEN (quando se dará esse projeto?); WHO (quem serão as pessoas responsáveis?); HOW (como o projeto será implementado?) e HOW MUCH (quanto a empresa terá de custear?).

 

Como se nota, todas essas perguntas são uma base para que se determine que aquele projeto trará mesmo benefícios para a empresa e, decidido que ele será feito, usa-se essa lista também para estipular quem participará e como tudo acontecerá.

 

De que forma o 5W2H é usado?

 

Apesar da sigla assustar um pouco, esse é um método que quase todos os profissionais da Administração utilizam, mas de maneira leiga. O planejamento é um dos primeiros passos que os administradores aprendem; contudo, é claro que existem ajustes necessários na forma como ele é aplicado.

 

Para começar, a lista do 5W2H não pode ficar apenas com os gestores: é necessário que a equipe inteira saiba que tipo de projeto está sendo planejado. As linhas de Administração atuais demonstram que a empresa inteira precisa estar interligada para que os resultados dos projetos sejam os que se esperam.

 

É aceitável que apenas as pessoas de maiores cargos criem as listas desse método. Todavia, é obrigatório que tudo seja apresentado a todos os funcionários para que eles também manifestem as suas sugestões. Dessa forma, podem-se fazer modificações na lista, como trocar quais pessoas atuarão em algum projeto, por exemplo.

 

Acessibilidade do 5W2H

 

Quando a lista com todas as perguntas do 5W2H está pronta, é necessário que ela tenha cópias e que os administradores as deixem à disposição. É muito importante que todos os colaboradores sempre visualizem essa lista para que determinado projeto, além de todos os que têm responsabilidade nele e dos seus cronogramas, não sejam esquecidos.

 

Essa metodologia de administração é recomendada para qualquer porte: na realidade, é muito positivo que as empresas comecem com esse tipo de organização de projeto enquanto são de pequeno porte. De fato, esse tipo de metodologia até mesmo coopera para que se consiga ser uma empresa de grande porte.